Bestens abgesichert dank optimaler E-Mail Archivierung
Samstag, April 28th, 2012Aufgrund der entsprechenden Gesetzgebung, welche seit einigen Jahren in Kraft ist, sind Unternehmen dazu verpflichtet, sämtliche E-Mails mit geschäftlichen Inhalten für mehrere Jahre zu sichern. Da heute die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern vielfach hauptsächlich über die elektronische Post läuft, fallen dadurch natürlich oft große Datenmengen an, die man sicher verwahren muss. Wer hier bei der E-Mail Archivierung ausschließlich auf externe Speicherkapazitäten setzt, der kann so zwar meist eine gute Sicherung der Daten erreichen, büßt aber nicht selten den schnellen Zugriff darauf und die Übersichtlichkeit selbiger ein. Wenn es dann darum geht, bestimmte Informationen zu finden, welche in einer älteren E-Mail enthalten sind, dann kann diese Suche recht viel Zeit in Anspruch nehmen. Um dieses umständliche Vorgehen zu optimieren bietet es sich deshalb an, ein extra für diesen Zweck konzipiertes System zur E-Mail Archivierung zu installieren, welches nicht nur Sicherheit, sondern auch Übersichtlichkeit bietet.
Ein nicht unwichtiger Aspekt der Kommunikation über geschäftliche E-Mailadressen ist mit Sicherheit auf die private Korrespondenz der Mitarbeiter. Verschieden Unternehmen regulieren diese auf unterschiedliche Art, manche untersagen dies zur Gänze, während andere eine gewisse Toleranz zeigen. Die meisten Mitarbeiter achten ohnehin darauf, dass sich private und berufliche Kommunikation per E-Mail nicht überschneidet, doch es kann immer wieder passieren. Bei Systemen zur E-Mail Archivierung, welche direkt an den Mailflow gebunden sind und daher automatisch alle E-Mails speichern, muss man diese Ausnahmen speziell regeln, da private Nachrichten von Mitarbeitern nicht als geschäftliche Daten gespeichert werden sollten. Professionelle Anbieter machen hier oft unterschiedliche Vorgehensweisen möglich, und so kann der Mitarbeiter die Nachrichten beispielsweise individuell löschen, muss aber dabei darauf achten, dass diese nicht im Backup landen und erst recht wieder gespeichert bleiben. Auch die Möglichkeit, Nachrichten mit einer bestimmten Kennzeichnung von Vornherein vom Speichervorgang auszuschließen, besteht. Durch dieses Vorgehen bleibt nicht nur die Privatsphäre des Mitarbeiter gewährleistet, sondern auch die Übersichtlichkeit der gespeicherten Nachrichten.